Pas plus tard qu’hier j'animais une réunion du bureau d'une association que j'ai la chance de présider.
Je me félicitais d'avoir réussi à instaurer un rendez-vous hebdomadaire récurrent avec les membres les plus engagés du bureau. Cinquante minutes tous les mardis à 13h.
Quel confort que de ne pas consacrer mon temps de « président » à jongler avec Doodle et des emails pour identifier des créneaux dans des agendas surchargés.
C’est une pratique que j’applique depuis longtemps pour la gestion de projets : fixer dès la constitution de l’équipe un créneau récurrent qui convient à tous. En évitant les bimensuels ou les bimestriels. On finit toujours par en sauter un.
Et vous ?
Quels sont les rituels de votre agenda qui vous rassurent ?
Bonjour Louis,
Sur les phases opérationnelles des projets qui embarquent de nombreux acteurs, je ne peux que te rejoindre sur la nécessité de faire des points hebdomadaires.... Qu'il convient de coupler à un relevé d'Informations, Actions et Décisions alimentés en séance. Ce relevé au format RIDA (pour lui donner un nom) dans notre cas permettra aux absents et présents de s'y référer en dehors des rituels hebdo.
Le must, c'est quand l'équipe projet (ou les membres du bureau dans ton cas) l'alimentent et le font vivre en amont des réunions. Résultat, on gagne en efficacité et en qualité d'échanges sur ces temps pour n'aborder que les nouveaux sujets et/ou ceux qui nécessitent un réel arbitrage. Au final, finit les pertes de…