L'autre jour, j'étais dans une réunion de projet. Quatre personnes sur Zoom. Tout le monde super présent.
Caroline, l'animatrice, avait bien préparé son coup. L'ordre du jour était détaillé ; nous l'avions reçu à l'avance ; nous étions tous alignés sur ce ce que nous devions faire.
Très vite, je me suis ennuyé.
Cela n'allait pas assez vite.
J'ai vite compris que nous ne finirions pas à l'heure.
Caroline animait la réunion. En même temps elle tapait sur son ordinateur. Elle prenait des notes et préparait le compte rendu.
Avec deux conséquences :
- cela provoquait des pauses dans la discussion, alors que nous nous taisions fréquemment pour la laisser taper,
- cela l'empêchait d'être dans le coeur des discussions et de jouer pleinement son rôle d'animatrice.
Après la réunion, je l'ai appelée :
On essaie un autre truc la prochaine fois.
Voilà ce que je te propose.
Tu animes.
Je relève au fil de l'eau les décisions et les actions.
Je les relis pour tous à la fin.
Je te passe ensuite mes notes.
Tu pourras ensuite préparer et envoyer le compte rendu.
On essaie ?
J'anticipe que notre réunion sera plus courte.
M'est revenue alors en tête l'image du cirque chinois et des assiettes tournantes.
L'animateur est là pour que toutes les assiettes tournent. Il garde un oeil sur chacune et s'assure qu'aucune ne tombe. Cela ne lui laisse en général pas beaucoup de temps pour faire autre chose...
La fois suivante, Caroline a essayé.
Nous avons eu du temps en fin de réunion pour nous dire que c'était la meilleure de toutes celles que nous avions eus.
Vous animez une réunion. Pensez à déléguer votre prise de notes.
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Olivier Merci beaucoup. Votre commentaire m'encourage à continuer ... Oui. Oui. Nous n'avons pas tous les mêmes approches du temps de réunion. J'ai lu quelque part que cet écart culturel avait contribué à faire capoter le contrat de 30 milliards avec l'Australie ... Je ne sais si cela est vrai...
Louis
Tout à fait d 'accord sur le rôle de la personne qui prend des notes et qui doit être absolument dissocier du rôle de "chairman" ou animateur de la réunion.
Il y a une approche de la réunion de par la culture d'entreprise mais aussi de la culture humaine; par exemple les anglo-saxons sont plus enclins à un respect des règles des réunions : ponctualité et rôle des participants par exemple.